Access 2019 ، آخرین نسخه از نرم افزار پایگاه داده مجموعه مایکروسافت آفیس، همیشه یک برنامه قدرتمند بوده است و این نسخه نیز مانند نسخه های قبلی بسیار پرکاربرد است. البته این توانمندی های و امکانات بالا اکسس را به نرم افزاری تبدیل کرده است که میتوان با ان کارهای بساری انجام داد.

اگر بپرسید نرم افزار اکسس برای چه مناسب است؟ باید به شما بگوییم لیست کارهایی که می توانید به عنوان یک پایگاه داده با اکسس انجام دهید بسیار طولانی تر از لیست کارهایی است که نمی توانید با آن انجام دهید.

ایجاد پایگاه داده های بزرگ

منظور از پایگاه داده بزرگ چیست؟ هر بانک اطلاعاتی با سوابق و داده ها و اطلاعات زیاد را می توان یک پایگاه داده بزرگ برشمرد و مطمئناً اگر چندین هزار رکورد داشته باشید ، برای مدیریت آنها به ابزاری مانند Access احتیاج خواهید داشت. اگرچه می توانید از Microsoft Excel برای ذخیره لیست سوابق استفاده کنید، اما کاربرد اکسل عمومی تر است. در واقع، شما نمی توانید از Excel برای تنظیم هر چیزی فراتر از یک لیست ساده که مرتب سازی و فیلتر نیاز دارد، استفاده کنید. تفاوت این دو نرم افزار در این است که هر کاری با سوابق و داده های پیچیده در Access به نحو بهتری انجام می شود.

برخی از دلایل برتری اکسس شامل موارد زیر است:

• به طور معمول، یک بانک اطلاعاتی بزرگ نیازهای زیادی به ورود داده دارد که اکسس این را به خوبی فراهم می کند.
• هنگامی که تعداد زیادی رکورد دارید، احتمال خطا زیاد می شود و به دلیل جلوگیری از این امر از نرم افزار Acsess استفاده می کنیم.
• پایگاه داده بزرگ به معنای نیاز مبرم به گزارش دقیق و روشنگری هستند.
• وقتی می خواهید چیزی را در میان اطلاعات پیدا کنید، پایگاه داده ها کار را برای شما ساده تر می کند.
• دسترسی زیاد به داده ها باعث صرفه جویی در وقت می شود.

ایجاد پایگاه داده با چند جدول

ممکن است پایگاه داده شما دارای 100 پرونده یا 100000 رکورد و یا حتی مقادیر بسیار بیشتری باشد. اگر در پایگاه داده خود نیاز به جداول جداگانه دارید و می خواهید روابطی را میان آن ها تعیین کنید، به یک پایگاه داده رابطه ای نیاز خواهید داشت، درست چیزی شبیه به اکسس.

ایجاد پایگاه داده برای سازمان های بزرگ

اگر می خواهید بدانید چرا پایگاه داده ایجاد شده با نرم افزار اکسس برای سازمان های بزرگ مناسب است، کافی است این بخش از متن را بخوانید. تصور کنید که برای یک شرکت بسیار بزرگ کار می کنید و این شرکت داده هایی راجع به مشتریان و سفارشات آنها ، در رابطه با محصولاتی که شرکت می فروشد، تأمین کنندگان و کارمندان آن ها دارد. به سادگی می توان پی برد که برای یک بانک اطلاعاتی پیچیده مانند این، به چندین جدول نیاز خواهید داشت که شامل موارد زیر خواهند بود:

• یک جدول برای درج  اطلاعات مشتریان شامل: نام ها ، آدرس ها ، شماره تلفن ها و آدرس ایمیل.
• یک جدول برای سفارشات مشتری شامل: مشتری ، فروشنده مورد نظر، اطلاعات ارسال و تاریخ ثبت سفارش
• جدول سوم حاوی اطلاعاتی درباره محصولاتی است که شرکت می فروشید این اطلاعات شامل مواردی همچون: شماره محصول، نام تامین کننده، قیمت ها و تعداد کالاهای موجود است.
• جدول چهارم حاوی داده های مرتبط با تامین کننده های کالا است.
• جدول بعدی که به آن نیاز خواهید داشت، جدولی برای درج اطلاعات کارکنان است.

برای چنین پروژه ای جداول دیگری شامل لیستی از شرکت های حمل و نقل و اطلاعات تماس با آنها (برای ارسال سفارشات مشتری)، جدول هزینه (برای هزینه های انجام شده در انجام کار) و سایر جداول دیگر را نیاز خواهید داشت که به لطف استفاده از نرم افزار اکسس می توانید از آن بهره مند شوید.

نتیجه گیری: اکسس یک نرم افزار پایگاه داده قدرتمند است

اکسس می تواند تمامی نیازهای شما به یک نرم افزار ایجاد پایگاه داده را از بین ببرد. به همین دلیل است که این نرم افزار نام بزرگی در این حوزه برای خود دست و پا کرده است. برای یادگیری کار کرد این نرم افزار به طور حرفه ای باید پشت کار کافی داشته باشید  به کسانی که با اکسس آشنایی زیادی ندارند پیشنهاد می کنیم یک بار از اکسس استفاده کرده و قابلیت های این نرم افزار در زمینه بانک داده ها را مشاهده کرده ، آنگاه تفاوت ها را احساس خواهند کرد .